W dobie elektronicznego obiegu informacji, bardzo istotną rolę odgrywa System zarządzania dokumentami. Wielkie przedsiębiorstwa muszą dbać o poufność informacji. Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentom wymaga stworzenia szeregu procedur, które dadzą gwarancję, że informacje oznaczone, jako tajne, lub poufne, nie trafią do nieodpowiedniej osoby. Nie jest to zadanie łatwe, zwłaszcza, przy tak dużej ilości informacji i dokumentów. Rozwiązaniem tego problemu może być skorzystanie z gotowego systemu zarządzania dokumentami, który zapewni nam kontrolę nad przepływem danych w przedsiębiorstwie. Wdrożenie odpowiednich procedur może być kosztowne i czasochłonne, lecz niejednokrotnie waga przesyłanych informacji jest znacznie wyższa, niż koszty. Z punktu widzenia konsumenta ważną kwestią jest korzystanie z usług przedsiębiorcy, który może legitymować takim systemem, gdyż świadczy to o tym, że korzystamy z usług podmiotu w pełni profesjonalnego i dbającego o potrzeby swoich klientów. Zważywszy, że informacje mają największą wartość w obecnych czasach, powinniśmy to doskonale rozumieć.